Se si vuole organizzare un evento impeccabile è fondamentale occuparsi degli allestimenti location per eventi che lascino, negli ospiti, un ricordo unico ed indimenticabile.
Che sia un convegno, o un meeting di lavoro, o persino una cerimonia, è fondamentale organizzare al meglio l'occasione non lasciando nulla al caso e prevedendo ogni cosa, affinché non si faccia mancare nulla ai partecipanti.
Fase pre-evento
L'organizzazione richiede molta precisione e una gestione strategica ad hoc.
La fase pre-evento comprende la progettazione, pertanto si parte da un briefing chiaro e approfondito, considerare il budget a disposizione per l'evento e capire cosa sarà possibile fare e cosa no.
Stabilite le linee guida, di vitale importanza è un team di gente che lavori con te, da scegliere a seconda delle competenze e dell'attinenza ai ruoli…regola aurea è affidarsi a gente fidata.
Organizzazione
Come prima cosa, stilare una check list delle cose da fare e seguirla pedissequamente e non dimenticare nulla. Scegliere il format dell'evento e perseguirlo con costanza e professionalità.
Decisa la data dell'evento si devono contattare tutti i fornitori di servizi(di seguito affrontati) previsti e iniziare a pensare di mandare gli inviti ai partecipanti.
Prima fondamentale scelta è quella della location, che deve essere funzionale all'evento, perciò sceglierla sempre delle dimensioni proporzionali al numero di ospiti e mai perdendo di vista l'obiettivo finale dell'evento.
Ad esempio, se stai organizzando un week end in cui i partecipanti sosteranno per una notte è fondamentale la scelta di un hotel, invece se stai organizzando un evento con più convegni o ad esempio una fiera, devi optare per un hangar o spazi grandi e suddivisi
Per avere un buon allestimento e una buona suddivisione degli spazi è consigliabile avere una piantina e lavorare a tavolino, per poi eseguire un sopralluogo ed avere un riscontro realistico sugli spazi.
Ogni congresso/evento ha un obiettivo, può essere informativo, celebrativo, congresso motivazionale o di team bulding ed anche un incontro internazionale tra dipendenti di azienda.
Il tema e i caratteri distintivi devono risaltare anche dagli allestimenti e dai dettagli decorativi.
Utile allestire un info point, o zona reception, dove verranno fornite le informazioni dell'evento ed anche distribuito materiale come depliant, gadget o anche il necessario per prendere appunti in base alla tipologia dell'evento.
Hostess e staff competente ed anche interpreti possono rendere tale attività più semplice e professionale.
Ulteriore elemento, da non trascurare, è l'eventuale sicurezza da garantire ai partecipanti (considerando la portata dell'evento). Persone preparate e qualificate per gestire l'affluenza delle persone e il controllo della struttura.
Non solo, bisogna garantire i servizi, come il servizio catering, o un punto ristoro o un coffee break, ed ovviamente garantire i servizi igienici(qualora non ci fossero munirsi di bagni chimici).
Ulteriore servizio è quello fotografico per le pubblicazioni successive di foto, audio e video.
Ed ancora, parcheggi a sufficienza e la possibilità di raggiungere la location anche con mezzi pubblici o nel caso privati.
Allestimenti location
Allestire una location ha come obiettivo quello di trasmettere una bellissima e profonda sensazione agli invitati. Perciò, dopo aver gestito le necessità primarie, è importante ora garantire la bellezza del luogo. Se l'evento è all'aperto e di sera, non stancano mai giochi di luci ad illuminare il giardino, rigorosamente allestito in vario modo, come ad esempio oggetti vintage, che rendono l'atmosfera da copertina.
Imprescindibile è la sobrietà nella generale scelta dell'allestimento.
Gli arredi devono essere coordinati, perciò tavoli, sedie, divani, tovaglie o copri sedia, così come le stoviglie devono essere in linea con l'immagine generale che si vuole esprimere.
La location può essere allestita con manifesti e oggetti inerenti il tema dell'evento, sempre però con misura e decoro.