Invece, probabilmente, questo materiale è la carta. Ci siamo così abituati che nemmeno pensiamo al volume immenso di carta che circola in un ufficio: risme e risme stampate con lettere, pratiche, fatture, e tutte le relative doppie copie, fotocopie, appunti… di fatto, è una situazione profondamente costosa ed inefficiente. E ha senso parlarne soprattutto ora, che
questa inefficienza, questo spreco, possono essere gestiti e risolti in maniera brillante, con un risparmio sui fronti del tempo, dello spazio, e del denaro. Questo perché oggi esiste uno strumento fatto apposta per evitare questo problema e anzi eliminarlo per sempre, ed è l’archiviazione ottica.
Al nome forse un po’ complesso corrisponde una realtà in effetti molto comprensibile: l’archiviazione ottica è quel procedimento che permette di passare dai documenti materiali che conosciamo (e che conserviamo in stanze che spesso è impossibile mantenere ordinate, e che quindi diventano sempre di più difficile conservazione e reperibilità) alle loro versioni digitali, che non occupano spazio, che sono costantemente ordinate, e che possono essere viste in decine di istanze diverse senza stampare un solo foglio di carta. E questo vale non solamente per tutti i documenti prodotti in futuro, ma anche per quell’archivio passato di cui parlavamo, che può essere legalmente smaterializzato per sempre mantenendosi nella perfetta aderenza alle norme.
È ovvio che un archivio digitalizzato ha le sue norme e le sue regole per funzionare, e che i documenti dovranno essere catalogati e ordinati; ma il vantaggio è che innanzitutto tale assegnazione di criteri di ricerca può essere automatizzata, e soprattutto che la ricerca in un archivio digitale è questione di pochi secondi, e permette di estrarre documenti scelti anche secondo criteri complessi, così da lasciare a ciascuno la visibilità di tutti e solo i documenti che gli servono. Un vantaggio finale, inoltre, che specie per chi ha un ruolo commerciale è di peso determinante, è quello di avere un accesso sicuro, anche online, a tutti i documenti archiviati in qualsiasi momento – pensate all’agente che, in visita da un cliente, può discutere con lui mesi e mesi di ordini avendo di fronte tutti i documenti relativi senza doversi portare un pesante plico di carte confuse e raffazzonate.
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